1. 기초데이터의 개념 및 특성

개발 완료된 정보시스템을 실제 업무에 적용하기 위해서는 운영개시 전에 업종별로 필요로 하는 최소한의 데이터가 있어야만 한다. 이를 기초데이터(Master Data)라 한다. 이에 반해 요청에 의해 수시로 발생하는 데이터를 처리데이터(Transaction Data)라 한다.

모든 업종에 걸쳐 기초데이터를 구성하는 필수정보 중 가장 중요한 것은 상품정보와 고객 정보(거래처정보도 고객정보에 포함된다)이다. 그 외 백오피스(Back Office) 시스템의 필수 정보로서 자사의 기초정보, 결제정보, 재무정보, 종업원정보, 그리고 특정 시점의 잔고 정보 등이 후방시스템의 기초데이터를 구성한다.

제조업체의 경우 판매를 위한 상품정보 외에 생산현장에서의 제품정보 관련하여 제품별 BOM(Bill of Material, 소요부품 명세서) 정보가 필요한데, 이처럼 생산단위당 필요한 정보를 특별히 기준정보라 부르기도 하나, 보통 기초정보에 포함하여 동일한 의미로 사용한다.

이상의 내용을 표로 정리하면 <표. 처리데이터 대비 기초데이터의 개념>과 같다.

구분	기초 데이터 (Master Data)	처리 데이터 (Transaction Data)
개념	– 인사정보의 이름, 생년월일 등과 같이 자주 변하지 않으면서 정보처리 운용에 기본으로 제공되는 자료의 집합 – 기준 데이터, 마스터 데이터라고도 한다.	– 고객의 주문이나 판매, 입출금 등과 같은 외부 거래를 처리하기 위해 단말기 등에서 생성하여 서버 컴퓨터 시스템으로 전송하는 데이터 – 발생 데이터, 변경 데이터라고도 한다.
성격	– 발생 주기가 길다. – 대체로 데이터 양이 적다. – 데이터 정합성(중복 배제 등)이 중요 – 추가만 있고 삭제가 없다(이력관리용).	– 발생 주기가 짧다. (보통 일일 단위) – 데이터 양이 많다. – 일정 수준의 중복을 허용 – 입력, 수정, 삭제가 빈번하다.
구성	– 상품정보 (상품명, 가격 등) – 고객정보, 협력업체 정보 – 거래선정보 – 기초재고, 기초잔액 정보 – 생산정보(제품, 반제품, 원부자재, BOM 등	– 주문정보 – 판매정보 – 재고정보 – 배송정보 – 입출금 정보 등

2. 기초데이터의 분류

쇼핑몰 구축 시 필수적으로 구축되어야 할 데이터베이스를 아래와 같이 제시한 바 있다.

1. 상품정보 DB, 카테고리 정보 DB
2. 주문정보 DB, 장바구니 정보 DB
3. 고객 정보 DB, 거래선 정보 DB
4. 반품 교환ž환불 정보 DB

여기서 주문정보, 장바구니정보, 반품 교환ž환불정보는 Transaction Data로서 자체 기초데이터의 수집이 필요치 않으며, 결제, 배송 등의 거래 조건에 관한 기초DB와만 연계되어 있다. 나머지 상품, 카테고리, 고객, 거래선에 대해서는 기초데이터를 필요로 한다.

아울러 기존 사용하던 쇼핑몰 시스템을 새로운 시스템으로 새로이 구축하였을 경우에는 특정 시점 기준의 잔고 및 잔량에 대한 기초데이터가 필요하다. 세부 내용은 <표. 기초데이터 분류>와 같다.

No.	기초데이터	내용
1	그룹상품 정보	그룹코드, 그룹상품명, 그룹규격, 연계상품
2	상품별 기초재고	상품코드, 상품명, 규격, 현재고, 수량 , 단가
3	거래처 기초잔액 정보	거래처명, 거래구분, 미지급금, 미수금, 잔액, 등록일
4	현금/카드/통장 기초잔액	현금/카드/통장 구분, 계좌번호, 잔고
5	은행/카드 기초정보	은행/카드명, 계좌번호, 연계쇼핑몰, 사용여부
6	배송 기초정보	택배사명, 배송비(선불,착불,신용 구분), 담당자, 연락처

3. 상품정보 등록

기초데이터의 핵심은 상품정보이다. 어느 업종에서나 상품에 대한 기초정보(상품명, 입고가, 출고가, 소비자가, 판매가, 색상, 사이즈, 스타일, 자체 상품코드 또는 품번, 바코드 등) 수집과 이에 대한 기초DB 구축이 가장 많은 시간과 인력이 소요된다. 특히 의류, 화장품, 신발, 판촉물, 문구 등 소비자의 감성에 선택이 좌우되는 비정형적 상품의 경우가 더욱 그러하다.

또한 어떠한 쇼핑몰 시스템도 우선적으로 상품에 대한 기초정보가 있어야만 입출고, 판매 및 재고에 대한 데이터 관리가 가능하여 상품별로 영업현황 및 재고조회가 가능하다.

데이터가 많을 경우 우선 엑셀파일로 보유하고 있는 상품들에 대한 데이터를 작성한 뒤 일괄등록 기능을 이용하면 수월하게 초기 데이터 구축이 가능하다. 그렇지 않은 경우에는 수작업으로 보유하고 있는 상품전체를 각각 한개씩 개별적인 상품코드번호(바코드 번호 또는 임의번호)를 부여한 다음 해당 상품에 대한 정보를 등록해 주어야만 데이터 관리(입출고 및 판매내역, 재고현황 및 영업현황 등)가 가능하다.

상품코드번호는 가급적이면 자세히 분류하되, 자동으로 부여도 가능하다. 또 코드 분류체계는 쇼핑몰의 카테고리 분류와 반드시 일치해야 하는 것은 아니다. 임대형 쇼핑몰은 쇼핑몰 솔루션 업체에 따라 기초정보의 등록내용이 상이하게 구성되어 있으나, 상품에 대한 기초정보를 관리하는 부분은 모든 쇼핑몰에서 필수적으로 이루어 져야 한다.